การระบาดใหญ่ครั้งล่าสุดได้เปลี่ยนสถานะที่ยาวนานของรัฐบาลกลางอย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งพนักงานและผู้รับเหมาทำงานได้ดีที่สุดเมื่อพวกเขาทำงานจากสำนักงาน คอกกั้น และห้องประชุมในสถานที่ นโยบายสถานที่ทำงานหลังการแพร่ระบาดของรัฐบาลชุดปัจจุบันเรียกร้องให้มี “ความยืดหยุ่นในการทำงานทางไกลสูงสุด” ซึ่งเป็นคำแนะนำที่เร่งด่วนยิ่งกว่าเนื่องจากการแพร่ระบาดของโควิด-19 ยังคงรบกวนการปฏิบัติงานและต้องการความอ่อนตัวในที่ทำงานมากขึ้น
ในขณะเดียวกัน การเตรียมงานที่ยืดหยุ่นได้พิสูจน์ให้เห็นถึงความแตกต่าง
สำหรับผู้รับเหมาของรัฐบาลกลาง ดังที่ตัวแทน Gerald Connolly (D-Va.) กล่าวกับThe Washington Postว่า “อุปสรรคทางวัฒนธรรมในการทำงานทางไกลได้พังทลายลงแล้ว … คนรุ่นใหม่ต้องการสิ่งนี้” แท้จริงแล้วการจัดการงานแบบผสมผสานเป็นการจัดสถานที่ทำงานยอดนิยมสำหรับชาวอเมริกันส่วนใหญ่ ซึ่งสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในบรรทัดฐานในสำนักงาน
บ่อยครั้ง นี่เป็นข่าวดีสำหรับหน่วยงานรัฐบาลและผู้รับเหมาของรัฐบาลกลาง จากการศึกษาหนึ่ง 94% ของนายจ้างที่ทำการสำรวจ 800 รายรายงานว่า “ประสิทธิภาพการผลิตเท่าเดิมหรือสูงกว่าก่อนเกิดโรคระบาด”
แน่นอนว่าการเพิ่มประสิทธิภาพทีมแบบผสมผสานนั้นไม่ใช่เรื่องท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้รับเหมาของรัฐบาลกลางจะต้องอัปเดตการติดตามเวลาและการรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานแบบองค์รวมมีความต่อเนื่องในสภาพแวดล้อมแบบผสมผสาน สำหรับหน่วยงานรัฐบาลและผู้รับเหมาของรัฐบาลกลางที่จัดการทีมไฮบริดในปี 2021 และหลังจากนั้น ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 3 ประการในการติดตามเวลาและการจัดการค่าใช้จ่ายเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงประสบความสำเร็จ:
ข้อมูลเชิงลึกโดย Eightfold: ค้นพบว่าข้อมูล เทคโนโลยี และกลยุทธ์การสรรหาใหม่ช่วยให้ USDA, EPA, GSA, NASA และ NIH ประสบความสำเร็จในการแข่งขันหาผู้มีความสามารถได้อย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นเรื่องของเทคโนโลยีขั้นสูง วิทยาศาสตร์ และตำแหน่งอื่น ๆ ที่ยากต่อการบรรจุ
รวมการติดตามเวลาและการรายงานค่าใช้จ่าย
การยอมรับแบบดิจิทัลเพิ่มสูงขึ้นตั้งแต่เกิดโรคระบาด เนื่องจากหน่วยงานภาครัฐและผู้รับเหมาของรัฐบาลกลางยอมรับสภาพแวดล้อมการดำเนินงานแบบดิจิทัลเป็นอันดับแรก จากการวิเคราะห์การยอมรับระบบดิจิทัลของรัฐบาลเกือบสามในสี่ระบุว่าโรคระบาดได้ “เร่งการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล”
โดดเด่นอยู่แล้วก่อนเกิดโรคระบาด การยอมรับแบบดิจิทัลกำลังเพิ่มจำนวนแอพที่หน่วยงานรัฐบาลและผู้รับเหมาของรัฐบาลกลางต้องจัดการ ตัวอย่างเช่น ในปี 2019 The Wall Street Journalรายงานว่าเกือบ 10% ของบริษัทจัดการระบบนิเวศดิจิทัลที่มีแอปมากกว่า 200 แอป ซึ่งเป็นจำนวนที่เพิ่มขึ้นเกือบจะแน่นอนตั้งแต่นั้นมา
สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ความอ่อนล้าและความเหนื่อยหน่ายของแอพ ท้ายที่สุดจะกัดเซาะเมตริกประสิทธิภาพที่พวกเขาตั้งใจปรับปรุง เมื่อถึงเวลาที่ต้องติดตามเวลาและการจัดการค่าใช้จ่าย หน่วยงานรัฐบาลและผู้รับเหมาควรรวมบริการไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่ช่วยลดการจัดการขั้นตอนการทำงานและช่วยให้เกิดประสิทธิภาพในสถานที่ทำงานใหม่ นอกจากนี้ เมื่อการติดตามเวลา การรายงานเวลา และการรายงานค่าใช้จ่ายรวมอยู่ในชุดข้อมูลที่เหนียวแน่นชุดเดียว ฝ่ายบัญชี ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายไอที และแผนกอื่นๆ สามารถตรวจสอบและอนุมัติข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ช่วยลดความเครียดให้กับพนักงานและผู้จัดการ
รองรับหมวดค่าใช้จ่ายพนักงานใหม่
ผู้รับเหมาของรัฐบาลกลางไม่น่าจะเดินทางในอัตราเดียวกับที่เคยทำก่อนเกิดโรคระบาด แต่การเดินทางเพื่อธุรกิจจะไม่หายไปทั้งหมด ในความเป็นจริง ผู้รับเหมาจะต้องจัดสรรเงินสำหรับการรวบรวมทีมเป็นระยะและการประชุมพนักงานทั้งหมด ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายพนักงานสองประเภทที่เกิดขึ้นพร้อมกับการเปลี่ยนไปใช้ทีมไฮบริด
เมื่อจัดการการรายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทางของพนักงาน ผู้รับเหมาของรัฐบาลกลางต้องปฏิบัติตามมาตรฐานรายวันที่กำหนดโดยGeneral Services Administrationเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามและมีการชดเชยที่เพียงพอ
ในขณะเดียวกัน หน่วยงานรัฐบาลและผู้รับเหมาของรัฐบาลกลางจะต้องปรับปรุงมาตรฐานการรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อให้สะท้อนความเป็นจริงของการทำงานแบบผสมผสาน ตัวอย่างเช่น คนงานจำนวนมากต้องการค่าจ้างเพื่อสร้างสำนักงานที่บ้านและจัดหาเทคโนโลยีที่จำเป็นซึ่งครั้งหนึ่งเคยมีให้บริการในสถานที่ทำงาน
ดังนั้น ขณะนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมสำหรับหน่วยงานและผู้รับเหมาในการพัฒนานโยบายและขั้นตอนในการรายงานค่าใช้จ่ายของพนักงาน ทำงานร่วมกับนักบัญชีและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสมเพื่อกำหนดแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการชำระเงินคืน ค่าตอบแทนเพิ่มเติม และการกำหนดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องอื่นๆ การใช้เครื่องมือการรายงานค่าใช้จ่ายในการทำงานแบบผสมผสานและการบังคับใช้นโยบายตามสถานการณ์จะช่วยลดผู้จัดการจากการตัดสินใจใช้จ่ายเพียงครั้งเดียวหรือการอนุมัติที่บ่อนทำลายการรวบรวมข้อมูล ความรับผิดชอบ และเวิร์กโฟลว์การรายงานค่าใช้จ่าย
